Wenn Sie sich zum ersten Mal der Implementierung eines neuen FP&A-Systems nähern, kann dies sehr überwältigend sein. Es gibt eine Menge richtig zu machen, und die Entscheidungen, die Sie früh treffen, haben einen übergroßen Einfluss darauf, wie das gesamte System langfristig für Sie funktioniert. Im schlimmsten Fall kann eine schlechte Anfangsentscheidung nachhaltige Folgen haben, mit denen Sie leben müssen. Aus diesem Grund ermutigen wir neue Kunden immer, sich während des Einrichtungsprozesses Zeit zu nehmen und so gründlich wie möglich vorzugehen, da dies dazu beiträgt, später viele Kopfschmerzen zu vermeiden.
In diesem Sinne dachten wir, dass wir uns kurz einige der vielen Funktionen ansehen, auf die es sich lohnt, beim Einrichten Ihres FP&A-Ökosystems zu achten. Diese befinden sich alle im FPM-Verwaltungsmodul von Apliqo – wo Sie nach Belieben basteln und Änderungen vornehmen können. Um dies jedoch optimal zu nutzen, müssen einige Überlegungen darüber angestellt werden, was einige dieser wichtigsten Grundpfeiler tatsächlich sind.
1. Rollen. Bei einer so großen Vielfalt von Personen, die mit Ihrem System interagieren, sollten Sie sorgfältig darüber nachdenken, was jede Person in ihrer jeweiligen Rolle tun kann und was nicht. Apliqo FPM ermöglicht das Festlegen hochspezifischer Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen für jeden Benutzertyp, sodass Sie steuern können, wer was wann tun darf und welche Daten und Geschäftsstrukturen sie sehen und in die sie schreiben können.
2. Datensicherungen. Wir können nicht genug betonen, wie wichtig es ist, Ihre Daten regelmäßig zu sichern. Indem Sie von Anfang an eine robuste Strategie und einen robusten Prozess einführen, stellen Sie sicher, dass Sie nie überrascht werden, wenn etwas schief geht. Sie können von einem aktuellen Backup wiederherstellen und sich dabei den Schweiß von der Stirn wischen.
3. Zeithorizont. Die Einrichtung Ihrer Zeithorizonte für Ihre historischen Daten sowie Ihre Planung hilft dabei, das System allgemeiner an Ihren strategischen und regulatorischen Anforderungen auszurichten. Dies sorgt für ein aussagekräftigeres Benchmarking und damit für eine reibungslosere Reise.
4. Kontenplan. Der Kontenplan Ihres Unternehmens ist das Herzstück Ihrer gesamten Finanzplanung und -analyse, und daher ist es wichtig, dass Sie diesen sorgfältig durchdenken. Wenn Sie sich hier Zeit nehmen, um eine praktikable Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen zu finden, wird es sich sprunghaft auszahlen, wenn Ihr Unternehmen wächst und expandiert.
5. KPIs. Sie sollten sich immer darüber im Klaren sein, welche KPIs für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, und indem Sie sie in die Grundlage Ihres Finanzsystems integrieren, können Sie sicherstellen, dass sie immer im Vordergrund stehen.
6. Geschäftssegmentierung. Wenn Sie Ihre Unternehmensdaten aufteilen und würfeln, sollten Sie mehrere unterschiedliche Ansichten nutzen, die für bestimmte Entscheidungsträger relevanter sind. Daher sollten Sie Ihre Aktivitäten entsprechend segmentieren, um eine klare Abgrenzung zu schaffen, die den Berichtsprozess erheblich vereinfachen kann. Die Verwendung alternativer Hierarchien ist hier der Schlüssel, um sowohl Ergebnisse als auch Prognosen analysieren oder „slicen und würfeln“ zu können.
7. Granularität. Lassen Sie sich nicht in das Paradoxon „Präzision versus Genauigkeit“ verwickeln. Dies kann eine Falle sein. Moderne Systeme können riesige Datenmengen speichern, aber nur weil Sie etwas tun können, heißt das nicht, dass Sie es tun sollten. Es ist völlig in Ordnung, tatsächlich angemessen, dass Budgets und Prognosen eine andere Granularität aufweisen als die Ist-Werte. Zu viele Details in Prognosen können viel zusätzliche Arbeit ohne Mehrwert verursachen. Die Auswahl der geeigneten Granularität sowohl für tatsächliche als auch für prognostizierte Daten ist eine Ihrer wichtigsten Entscheidungen beim Einrichten eines Systems.
8. Externe Anschlüsse. Wenn Sie ein Tool wie Apliqo verwenden, haben Sie die Möglichkeit, eine Verbindung zu einer Vielzahl externer Softwareanwendungen herzustellen, die Daten in Ihr System hinein- und herausziehen können. Wenn Sie dies im Voraus konfigurieren, hilft dies bei der Implementierung, sodass Sie das System nutzen können, auf das Sie sich bereits verlassen.
9. Planungstreiber. Sie können beginnen, indem Sie einige wichtige Umsatz- und Kostentreiber einrichten, die dann Ihre Planungs- und Prognosefunktionen beeinflussen. Dies kann natürlich im Laufe der Zeit angepasst werden, aber es ist eine gute Idee, früh damit zu beginnen, damit Sie sofort Entscheidungen mit echtem Rückhalt treffen können.
Diese kratzen kaum an der Oberfläche dessen, wie eine effektive Implementierung aussieht, aber hoffentlich geben sie Ihnen einen Eindruck von einigen der wichtigsten Überlegungen, die Sie berücksichtigen sollten.
Wie bereits erwähnt, finden Sie die Hebel für all dies innerhalb des FPM-Verwaltungsmoduls – was es sehr einfach macht, die gewünschte Konfiguration für Ihre Organisation zu erhalten. Das Ganze hat kürzlich ein Facelift bekommen, also reinschauen lohnt sich auf jeden Fall! Wir hoffen, dass wir die Ergebnisse maximieren und die Effizienz auf ganzer Linie verbessern können, indem wir diese zusätzliche Funktionalität für unsere Benutzer zugänglicher machen.
