Apliqo Einblicke: Singapur FP&A Vorstandssitzung 2019

Das sechste FP&A Board Meeting fand diese Woche in Singapur statt. Die Veranstaltung brachte über 40 Spezialisten für Finanzplanung und -analyse zusammen, um einige der wichtigsten Trends in der Branche zu diskutieren.

Im Mittelpunkt des Treffens in dieser Woche standen Rolling Forecasts und die 7 Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung in Unternehmen. Die Sitzung begann mit einer allgemeinen Einführung, in der die Teilnehmer ihre persönlichen Erfahrungen mit Rolling Forecasts (RFC) schilderten. Die Ergebnisse der Einführung sind im Folgenden zusammengefasst:

RFC implementiert und großartige Erfahrung10 %
Umsetzung mit vielen Herausforderungen20 %
Begrenzte bis keine praktische Erfahrung70 %

Die Ergebnisse des Rundtischgesprächs in dieser Woche haben gezeigt, dass viele Unternehmen auf der ganzen Welt trotz der vielen Vorteile immer noch keine Rolling Forecasts einführen oder Schwierigkeiten haben, diese effektiv zu nutzen. Nur einer begrenzten Anzahl von Unternehmen ist es gelungen, Rolling Forecasts ordnungsgemäß einzuführen und somit ihre Vorteile in vollem Umfang zu nutzen.

Schlüsselfaktoren für die erfolgreiche Umsetzung von Rolling Forecasts

 
Nach der Einführung diskutierte die Gruppe verschiedene Definitionen von Rolling Forecasts und ermittelte einige der Schlüsselfaktoren für deren erfolgreiche Umsetzung. Die Ergebnisse dieser Übung stimmten gut mit einer Zusammenfassung früherer FP&A-Vorstandssitzungen überein, die der Gruppe nach der Diskussion vorgelegt wurden und im Folgenden zusammengefasst sind:

Kultur - Die Unternehmen müssen verstehen, dass der Rolling Forecast kein Messinstrument für Boni ist. Es ist vielmehr ein Managementinstrument, um die wichtigsten Risiken und Chancen rechtzeitig zu erkennen und das Geschäftsergebnis besser zu steuern.

Menschen - Unternehmen müssen die Fähigkeiten ihrer bestehenden Mitarbeiter bewerten, denn die Umsetzung von Rolling Forecasts erfordert Projektteams, die in der Lage sind, verschiedene Rollen zu erfüllen, darunter analytics, Modellbauer, Geschäftspartner und Kommunikatoren/Präsentatoren.

Systeme - Unternehmen müssen eine vertrauenswürdige Informationsdrehscheibe aufbauen, die betriebliche und finanzielle Erkenntnisse enthält, auf die sie ihr Rolling Forecast-Modell stützen können. Außerdem muss das System in der Lage sein, große Datenmengen auszuführen und live zu modellieren.

Prozesse - Es ist wichtig, einen Management-Buy-in-Prozess zu haben, der in der gesamten Organisation klar erläutert wird. Regelmäßige Besprechungen mit vollständiger Transparenz in Bezug auf die treibenden Kräfte und die wichtigsten Schätzungen tragen dazu bei, Vertrauen aufzubauen und die Akzeptanz des Rolling Forecast-Modells zu erhöhen.

Gestaltung - Die Entwurfsphase umfasst das Modell selbst, einschließlich des Zeithorizonts und der Häufigkeit der Rolling Forecasts. All dies wird von der Branche, ihrem Schlüsselmarkt und den Geschäftsfaktoren bestimmt.

Integration - Das System muss in der Lage sein, Bottom-Up- und Top-Down-Planungsmethoden in einer Anwendung zu integrieren und Abweichungen von beiden Ergebnissen transparent darzustellen.

Teilnahme - Die erfolgreiche Umsetzung von Rolling Forecasts basiert auf einem kollaborativen Ansatz, an dem sowohl Personen mit finanziellem als auch mit operativem Hintergrund beteiligt sind, auf vollständiger Transparenz (in Bezug auf Treiber und Schätzungen) und auf einer speziellen Anwendung, mit der alle Beteiligten zusammenarbeiten können.

Eine Fallstudie von Cindy Lee

Auf der Vorstandssitzung in dieser Woche wurde auch eine inspirierende Fallstudie von Cindy Lee, CFO/COO von Sintellisys, vorgestellt. Frau Lee berichtete über ihre Erfahrungen mit der Implementierung von Rolling Forecasts bei Danone, das sich vor etwa 3 Jahren für die Einführung von Beyond Budget-Prozessen entschied, um sein Ziel eines "nachhaltigen profitablen Wachstums" zu erreichen.

Die wichtigsten Ergebnisse von Frau Lees Präsentation sind im Folgenden zusammengefasst:

Larysas Reifegradmodell für rollende Vorhersagen

Im Anschluss an die Präsentation von Frau Lee stellte Larysa Melnychuk das dreistufige Rolling Forecast Maturity Model vor, das sie während der FP&A-Vorstandssitzungen in London entwickelt hatte:

Gruppenarbeit

Im Anschluss an diese Präsentationen nahmen die Teilnehmer an Gruppenworkshops teil, in denen sie die folgenden Fragen bearbeiteten:

Analytischer Aspekt der Rolling Forecast: Was wird für den Führungsprozess benötigt?

Vollständige Transparenz über KPIs und die Haupttreiber des Unternehmens sind eine wichtige Voraussetzung für den analytischen Aspekt des Rolling Forecasts. Die relevanten Informationen müssen in einer zentralen, vertrauenswürdigen Datendrehscheibe gespeichert werden und sollten finanzielle, betriebliche und externe Markt-/Wettbewerbsinformationen umfassen. Viele Unternehmen konzentrieren sich zu sehr auf Finanzinformationen und vernachlässigen wichtige Treiber, die integraler Bestandteil des Rolling Forecast-Modells sein sollten.

Menschlicher und kultureller Aspekt der rollenden Vorausschau: Was wird für den Führungsprozess benötigt?

Der Übergang zu einem Rolling Forecast-Ansatz ist für viele Organisationen eine große Umstellung. Die zuständigen Mitarbeiter müssen frühzeitig einbezogen werden, und das Projektteam muss von der Geschäftsleitung ermächtigt werden. Mitarbeiter aus dem Finanzbereich und aus dem operativen Bereich müssen an dem Projekt mitarbeiten, und dem Unternehmen sollte klar gemacht werden, dass der Rolling Forecast ein Managementinstrument und nicht nur ein Instrument zur Verwaltung von Boni ist.

Apliqo's Erfahrung mit Kunden: Ein praktischer Weg zur Implementierung von Rolling Forecasts

Zum Abschluss des Treffens teilte Apliqo seine Erfahrungen und Tipps zur praktischen Umsetzung von Rolling Forecasts durch Unternehmen:

Proaktive Kommunikation (werben) - Jedes Unternehmen sollte den Mehrwert von Rolling Forecasts für seine Organisation bewerten, und nach der Zustimmung des Managements muss das Projektteam das Konzept proaktiv kommunizieren und bewerben.

Ist-Zustand der aktuellen Pläne (Dokument) - Das Projektteam muss alle vorhandenen Planungsebenen überprüfen und dokumentieren. Viele Organisationen/Abteilungen haben Planungsmodelle mit wichtigen Informationen für den Rolling Forecast, aber diese Modelle befinden sich oft außerhalb einer bestehenden zentralen Planungsanwendung.

Analytische Schicht (Treiber identifizieren) - Ein Rolling Forecast Modell beginnt mit der Identifizierung der wichtigsten Treiber eines Unternehmens. Die Grundlage hierfür ist eine analytische Ebene, die die finanziellen und operativen Informationen des Unternehmens enthält. Während dieses Prozesses sollte das Projektteam Techniken wie Pareto (80/20) anwenden, um sich nur auf die wichtigsten Teile des Geschäfts zu konzentrieren. So ist es beispielsweise nicht sinnvoll, in einem Rolling Forecast alle SKUs oder Kunden zu prognostizieren. Stattdessen sollte sich die Prognose nur auf die Schlüsselelemente konzentrieren, die etwa 80% des Geschäfts des Unternehmens ausmachen.

Entwurfsmodell/Architektur - Sobald der analytische Teil des Prozesses abgeschlossen ist, muss das Projektteam die Architektur für das rollierende Prognosemodell des Unternehmens aufbauen/entwerfen. Dieses Modell muss vollständig transparent und klar dokumentiert sein.

Verknüpfung von Betriebs- und Finanzplänen - Die Finanzdaten sind nur das Ergebnis der operativen Faktoren oder Prozesse. Ohne die Verknüpfung von Betriebs- und Finanzplänen fällt es Unternehmen schwer, Ursachen und Auswirkungen zu ermitteln und verschiedene rollierende Szenarien zu simulieren.

Verwendung von FP&A-Best-Practice-Methoden - Ein Rolling Forecast wird nicht erfolgreich sein, wenn Unternehmen nicht auch FP&A Best Practices wie treiberbasierte Planung, Szenariomodellierung oder integrierte Planung anwenden. Es ist unmöglich, monatliche oder vierteljährliche Rolling Forecasts in Excel oder anderen Systemen nur mit grundlegenden Planungstechniken wie der Dateneingabe durchzuführen.

Definieren Sie Frequenz und Horizont - Häufigkeit und Zeithorizont richten sich hauptsächlich nach dem Vorlaufzyklus einer Branche und variieren von monatlich bis vierteljährlich (Häufigkeit) und rollierend von 2 bis 6 Quartalen (Zeithorizont).

Durchführen und Überprüfen von Kooperationsplänen - Die Durchführung jeder Rolling Forecast basiert auf den vorgenannten Parametern. Für eine erfolgreiche Umsetzung dieser Prognosen ist eine vollständige Transparenz während des Überprüfungsprozesses äußerst wichtig. Die Überprüfung muss auf einem klaren Überblick über die Ergebnisse und die wichtigsten Annahmen beruhen und sollte für die Mitglieder der Organisation, die nicht im Finanzbereich tätig sind, leicht verständlich sein. Während der Überprüfungssitzungen sollte das Projektteam in der Lage sein, die wichtigsten Annahmen oder Einflussfaktoren zu ändern und die Ergebnisse und Auswirkungen auf das Endergebnis des Unternehmens sofort zu sehen.

Die dieswöchige Sitzung des FP&A-Vorstands wurde von Larysa Melnychuk ausgerichtet und von den Partnern des FP&A-Vorstands gesponsert Apliqo und Michael Page.

Das gesamte Team von Apliqo freut sich auf die weiteren Veranstaltungen im Jahr 2019.
Die nächste FP&A-Vorstandssitzung findet in Brisbane statt und befasst sich mit den globalen Trends in der Finanzplanung und -analyse.


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