Die Finanzplanung und Analyse (FP&A) hat in den letzten Jahren einen dramatischen Aufschwung erlebt, da Unternehmen zunehmend bemüht sind, die immense Komplexität zu bewältigen, die moderne Unternehmen mit sich bringen. Angesichts des starken Wettbewerbs werden diejenigen erfolgreich sein, die in der Lage sind, sowohl interne als auch externe Daten besser verstehen und nutzen zu können, um fundierte Prognosen und Entscheidungen zu treffen.

Hier bei Apliqo ist der FP&A-Prozess das Herzstück unserer Arbeit. Deshalb möchten wir Ihnen in diesem Beitrag unsere 10 Gebote für eine starke FP&A vorstellen. Obwohl dies ein wenig ironisch gemeint ist, kann man eine Menge gewinnen, wenn man diese Dinge richtig macht. Und nun, ohne weitere Umschweife, zu den zehn Grundsätzen.

1. Du sollst eine detaillierte Strategie erarbeiten, die alles umfasst, was das Unternehmen zu erreichen anstrebt.

Alles beginnt mit der Strategie und der Mission des Unternehmens. Ohne einen Nordstern, den Sie anpeilen können, haben Analyse, Planung und alle anderen Komponenten keinen echten Wert. Ihre Unternehmensstrategie sollte Klarheit darüber schaffen, was Sie erreichen möchten und somit die Schlüsseldaten, Metriken, Bewertungen und Planungsszenarien bestimmen, auf die Sie sich konzentrieren.

2. Du sollst die Planung zu einem regelmäßigen Prozess machen, statt zu einer einmaligen Angelegenheit.

Jeder Plan sollte sich ändern, wenn er auf die Realität trifft. Es ist also naiv zu glauben, dass Ihre Planungsphase ein einmaliges Ereignis ist. Starkes FP&A erfordert eine regelmäßige Planung auf verschiedenen Granularitätsebenen, damit es ein fester Bestandteil Ihrer normalen operativen Aktivitäten wird. Die Planung ist etwas, das jederzeit möglich sein sollte – damit Ihr Unternehmen bei Bedarf flexibel ist.

3. Du sollst Deine Teammitglieder für die Ergebnisse der FP&A-Prozesse zur Rechenschaft ziehen.

Ohne Rechenschaftspflicht in Bezug auf die Zahlen besteht die Gefahr, dass Ihr FP&A eine reine Übung ist, die nur ein Lippenbekenntnis darstellt. Um den Fortschritt tatsächlich voranzutreiben, sollten Sie die wichtigsten Kennzahlen mit Leistungsanreizen verknüpfen und das Unternehmen anhand von Analysen in die richtige Richtung lenken. Wenn jemand für eine bestimmte Bewertung verantwortlich ist, ist die Chance auf eine positive Entwicklung viel größer als bei Maßnahmen, für die niemand verantwortlich ist.

4. Du sollst die wichtigsten Treiber sorgfältig und intelligent auswählen.

Das Herzstück von FP&A ist die Messung der wichtigsten Faktoren, die sich auf die Einnahmen und/oder Kosten auswirken. Dabei kann es sich um interne oder externe Faktoren handeln, die jedoch in jedem Fall sorgfältig geprüft werden müssen. Hüten Sie sich davor, Korrelationen mit Kausalitäten zu verwechseln, und achten Sie darauf, die spezifischen Faktoren zu identifizieren, die für die Variablen, die Ihnen wichtig sind, ausschlaggebend sind. Von hier aus funktioniert der Rest des Prozesses.

5. Du sollst die Planungszeit in kleine Einheiten unterteilen.

Es ist zwar sehr hilfreich, eine langfristige Planung zu haben, um die eigene Richtung zu bestimmen, aber im Alltag ist das weniger hilfreich. Ihre Teammitglieder müssen verstehen, wie sich die langfristige strategische Planung auf Jahre, Monate, Wochen und sogar Tage aufteilt, damit sie wissen, worauf sie sich jetzt konzentrieren müssen. Eine solche Aufteilung macht das Ganze überschaubarer und erhöht Ihre Erfolgschancen.

6. Du sollst Abweichungen auf den Grund gehen, um die wahre Ursache herauszufinden.

Wenn Sie analysieren, warum eine tatsächliche Zahl nicht mit dem Budget übereinstimmt, sollten Sie nach den Ursachen suchen, die möglicherweise tiefer liegen, als Sie vielleicht vermuten. Die Versuchung kann groß sein, den erstbesten logischen Grund, den Sie finden, zu nehmen, vor allem, wenn Sie sich durch Hunderte von Variationen arbeiten müssten. Dennoch ist es ratsam, diesen Impuls zu zügeln und eine Ebene tiefer zu gehen. Durch diese Strenge können Sie besser beurteilen, was wirklich vor sich geht, und das Problem an der Wurzel packen, anstatt es nur oberflächlich zu betrachten.

7. Du sollst Dein Team darüber aufklären, warum bestimmte KPIs ausgewählt wurden.

Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Key Performance Indicators (KPIs) selbsterklärend sind, denn oft können sie falsch interpretiert werden. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Mitarbeiter über die wichtigen KPIs aufzuklären und ihnen zu erklären, warum diese zu einer besseren Unternehmensleistung beitragen. Oftmals kann ein solcher Kontext hilfreich sein, wenn es darum geht, die Denkweise über den Prozess zu beeinflussen. So können Sie präzisere und besser durchdachte Entscheidungen treffen.

8. Du sollst das Finanzmanagement mit dem operativen Management verbinden und aufeinander abstimmen.

Das Ziel sollte immer ein einheitlicher Plan sein, der sowohl Ihre finanziellen als auch Ihre operativen Überlegungen umfasst. Diese Komponenten sollten harmonisch zusammenarbeiten. Wenn sie in getrennten Silos verbleiben, wird es zu Engpässen, Konflikten und anderen Problemen kommen. Achten Sie darauf, dass alle an einem Strang ziehen und die gleichen Ziele verfolgen, damit Sie sich über die finanziellen und operativen Einschränkungen, die in Ihrem Unternehmen eine Rolle spielen, im Klaren sind.

9. Du sollst Maßnahmen ergreifen, wenn ein Plan nicht funktioniert.

Sobald Sie Ihre Messtechniken, Planungsabläufe und Überprüfungsprotokolle eingerichtet haben, sollten Sie nicht davon ausgehen, dass die Arbeit hier beendet ist. Sobald Sie auf ein Problem oder eine Zahl stoßen, die immer wieder verfehlt wird, liegt es an Ihnen, die Ursachen zu prüfen und Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu beheben. Dies ist der Punkt, an dem Gummi auf die Straße trifft. Wenn Sie nicht handeln, wird das Potenzial Ihres FP&A-Systems nicht voll ausgeschöpft.

10. Du sollst auf dem neuesten Stand der FP&A-Strategie bleiben.

Der Bereich FP&A entwickelt sich ständig weiter und was heute als Best Practice gilt, ist es in einem Jahr möglicherweise nicht mehr. Es liegt an Ihnen, sich auf dem Laufenden zu halten, wie FP&A umgesetzt wird und was bei Unternehmen Ihrer Größe und Ihres Formats funktioniert. Wenn Sie bei diesem Thema an der Spitze bleiben, haben Sie die Nase vorn und vermeiden, dass Ihre Systeme veraltet oder irrelevant werden.

Das sind sie – die zehn Gebote der FP&A. Wenn Sie diese Prinzipien beherzigen, sind Sie in der Lage, dieses leistungsfähige Management-Tool optimal zu nutzen und Ihrem Unternehmen die Grundlagen zu verschaffen, die es braucht, um das nächste Level zu erreichen.

Bei Apliqo entwickeln wir eine Reihe von verschiedenen Software-Tools, die Sie dabei unterstützen, Ihr Ziel zu erreichen. Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf, wenn Sie wissen möchten, wie wir Sie unterstützen können.